Performans Yönetimi Konusunda Uzman Kişiyle Söyleşi

Bu ayki sayımızda, performans yönetiminin genel değerlendirmesini bir İK profesyoneli perspektifinden ele almak üzere deneyimli İK yöneticisi Ersin Altun'u ağırlıyoruz. Aylık bültenimizin ikinci sayısındaki katkılarından dolayı Ersin'e bir kez daha teşekkür ediyoruz.

ICAGLAR: Performansta ne gibi aksaklıklar yaşanıyor?

EALTUN: Performans yönetim süreçleri çoğu zaman güncelliğini yitirdiği, aşırı katı olduğu veya kurumun kültürü ve hedefleriyle uyuşmadığı için başarısızlığa uğruyor.

Birçok şirket, belirli sektörlerine, iş gücüne veya kurumsal hedeflerine göre uyarlamadan standartlaştırılmış performans yönetim sistemleri benimsiyor. Bu, çalışanlar için alakasız veya bağlantısız hissettiren süreçlere yol açıyor. Genellikle "Tek Beden Herkese Uyar" yaklaşımı herkese uymaz.

Geleneksel sistemler büyümeyi teşvik etmekten ziyade çalışanları derecelendirme ve sıralamaya vurgu yapar. Çalışanlar performans değerlendirmelerini yapıcı olmaktan ziyade cezalandırıcı olarak algıladıklarında, katılım ve güven azalır.

Yıllık veya yarı yıllık değerlendirmeler zamanında geri bildirim sağlamada başarısız olur ve bu da çalışanların beklentiler ve ilerleme konusunda belirsiz kalmasına neden olur. Günümüzün hızlı tempolu çalışma ortamlarında geri bildirimin sürekli ve eyleme dönüştürülebilir olması gerekir.

Birçok sistem yöneticilerin öznel görüşlerine dayanır ve bu da önyargıya ve adil olmayan değerlendirmelere yol açar. Bu yalnızca çalışanları motive etmez, aynı zamanda işyerinde çatışmalara yol açabilir ve çeşitlilik çabalarını baltalayabilir.

Performans yönetimi genellikle yukarıdan aşağıyadır ve çalışanların eforlarını ve isteklerini görmezden gelir. Bu yaklaşım, bireysel hedefleri kurumsal hedeflerle uyumlu hale getirme fırsatını kaçırır.

Şirketler performansı, artık iş öncelikleriyle veya modern çalışma uygulamalarıyla uyuşmayan iş birliği, yaratıcılık veya çeviklik gibi ölçütleri kullanarak ölçüyor.

Yöneticiler genellikle anlamlı geri bildirim sağlamak, gerçekçi hedefler belirlemek veya ekip üyelerine koçluk yapmak için gereken becerilere veya araçlara sahip değildir. Bu, etkisiz performans tartışmalarına ve iyileştirme fırsatlarının kaçırılmasına yol açar.

Performans yönetim sistemleri bazen bireysel performansı ekip ve organizasyon başarısına bağlamada başarısız olur. Çalışanlar kişisel hedeflerine ulaşabilir ancak daha geniş stratejik hedeflere katkıda bulunamayabilir.

ICAGLAR: Başarılı bir performans döngüsünde nelere dikkat etmeliyiz?

EALTUN: Bunu bir yolculuk planlamak gibi düşünün. Sadece arabaya atlayıp gitmiyorsunuz, önce varış noktasına karar veriyorsunuz! Döngünün başında çalışanlarla oturup iddialı ama yapılabilir hedefler belirleyin. Bu hedeflerin şirketin başarmaya çalıştığı şeyle uyumlu olduğundan emin olun. Çalışanlar daha büyük bir şeye katkıda bulunduklarını hissederlerse çok daha fazla motive olurlar.

Zaten hepimiz standart adımları biliyoruz. Hedef Belirleme, Planlama, İzleme, Değerlendirme, Ödüllendirme. Özellikle en iyi uygulamalardan bahsetmek istiyorum.

• Net Öncelikler ve Son Tarihler Belirleyin : Öncelikler konusunda netlik sağlamak için çalışanların çabalarını kurumsal hedeflerle uyumlu hale getirin

• İşbirliğini Teşvik Edin : Ekip üyelerinin hedefleri ve ilerlemeyi açıkça tartışabilecekleri, katılımı ve hesap verebilirliği artıracak bir ortam yaratın

• Teknolojiden Yararlanın: Süreçleri kolaylaştırmak, ilerlemeyi izlemek ve geri bildirimi kolaylaştırmak için performans yönetimi yazılımından yararlanın

• Destek ve Eğitim Sağlayın : Yöneticilere, ekiplerini performans yönetimi süreci boyunca etkili bir şekilde yönlendirmeleri için gerekli eğitimi sağlayın

• Esnekliği Benimseyin : Performans döngüsünü, üç aylık değerlendirmeler veya sürekli geri bildirim modelleri aracılığıyla, kurumsal kültür ve bireysel çalışan ihtiyaçlarına göre uyarlayın.

Başarılı bir performans yönetim döngüsü, yalnızca bir dizi değerlendirmeden ibaret değildir; çalışan katkıları ile organizasyonel hedefler arasındaki uyumu sağlayan ve sürekli gelişime odaklanan dinamik bir süreçtir. 

Yapılandırılmış aşamaları uygulayarak, iş birliğini teşvik ederek, teknolojiden yararlanarak ve esnekliği koruyarak kuruluşlar hem çalışan memnuniyetini hem de genel iş performansını artıran etkili bir çerçeve oluşturabilirler.

ICAGLAR: Tüm (Şirketlere) uyan en iyi performans modeli var mıdır?

EALTUN: Her tür şirkete uyan tek bir en iyi çalışan performans yönetimi modeli yoktur, çünkü her organizasyonun kendine özgü ihtiyaçları, kültürleri ve operasyonel bağlamları vardır. Ancak, çeşitli performans yönetimi modelleri çeşitli ortamlara uyacak şekilde uyarlanabilir. Bunlardan bazılarından kısaca bahsetmek istiyorum.

360 Derece Geribildirim Modeli: Sürekli geribildirim ve gelişimi teşvik ettiği için iş birliğine ve şeffaflığa değer veren kuruluşlarda etkilidir. Ancak, kapsamlı geribildirim toplama ihtiyacı nedeniyle uygulanması zaman alıcı olabilir.

Hedeflere Göre Yönetim (MBO): Bu model, net hedeflerin tanımlanabildiği ve izlenebildiği yapılandırılmış ortamlarda iyi çalışır. Hesap verebilirliği teşvik eder ancak esnekliğin çok önemli olduğu dinamik veya hızla değişen sektörlerde daha az etkili olabilir.

Dengeli Puan Kartı: Bireysel katkıları stratejik hedeflerle uyumlu hale getiren bütünsel bir performans görüşü arayan kuruluşlar için uygundur. Uygulanması karmaşık olabilir ve sağlam veri toplama gerektirir.

Sonuçlara Yönelik Çalışma Ortamı: Özerkliğin daha yüksek üretkenliğe yol açabileceği yaratıcı veya yenilikçi endüstriler için idealdir. Ancak, ekip uyumunu ve iletişimini sürdürmede zorluklar yaratabilir.

Proje Tabanlı Performans Yönetimi: Özellikle inşaat veya danışmanlık gibi işin proje odaklı olduğu sektörlerde etkilidir. Ayrıntılı değerlendirmelere izin verir ancak iyi tanımlanmış proje hedefleri gerektirir.

Yüksek Büyüme Modeli: Sürekli iyileştirmeye ve performans ölçümlerinde hızlı ayarlamalara öncelik veren çevik organizasyonlar için en uygunudur.

Hiçbir model tüm şirketlere evrensel olarak uymasa da, kuruluşlar belirli bağlamlarına göre bu modellerin bir kombinasyonunu seçebilir veya uyarlayabilir. Önemli olan, etkili performans yönetimini sağlamak için seçilen modeli şirketin kültürü, stratejik hedefleri ve operasyonel ihtiyaçlarıyla uyumlu hale getirmektir. Yaklaşımı geri bildirimlere ve değişen koşullara göre düzenli olarak gözden geçirmek ve ayarlamak da etkinliğini artıracaktır.

ICAGLAR: Klasik yıl sonu performans değerlendirmeleri gerçekten Kurumsal Başarının çaresi mi?

EALTUN: Çalışan performansının değerlendirilmesinde klasik yıl sonu performans değerlendirmeleri geleneksel bir yöntemdir, ancak kurumsal başarıyı artırmadaki etkinliği giderek daha fazla sorgulanmaktadır.

Önemli bir sayıda yönetici, yıllık performans değerlendirmelerinden memnuniyetsizlik ifade ediyor. Araştırmalar, yöneticilerin yalnızca %5'inin bu değerlendirmelerin kalitesinden memnun olduğunu ve İK liderlerinin sadece %10'unun bu süreci etkili bulduğunu gösteriyor. 

Bu memnuniyetsizlik çoğunlukla bu incelemelerin zaman alıcı olduğu ve anlamlı geri bildirim sağlamadığı algısından kaynaklanmaktadır.

Birçok çalışan, geleneksel performans değerlendirmelerini zaman kaybı olarak görüyor; çalışanların yaklaşık %46'sı performans yönetim süreçlerini etkili bulmadığını belirtiyor.

Bu katılım eksikliği motivasyonun ve üretkenliğin azalmasına yol açabilir ve performans değerlendirmelerinin amaçlanan faydalarını ortadan kaldırabilir.

Yıllık değerlendirmeler genellikle devam eden gelişimi desteklemek yerine geçmiş performansa odaklanır. Bu seyreklik, çalışanların gelişimi ve kurumsal hedeflerle uyum için olmazsa olmaz olan zamanında geri bildirim için kaçırılan fırsatlarla sonuçlanabilir.

Klasik yıl sonu performans değerlendirmeleri birçok organizasyonda temel bir unsur olsa da, kurumsal başarıyı yönlendirmek için tek başına bir araç olarak etkinlikleri giderek daha fazla sorgulanıyor. Daha dinamik, sürekli geri bildirim modellerine doğru ilerlemek, daha fazla çalışan katılımı, memnuniyeti ve şirket hedefleriyle uyumu teşvik edebilir.

Kuruluşlar, performans yönetimi stratejilerini, işgücünün değişen ihtiyaçlarını ve modern iş ortamlarının taleplerini karşılayacak şekilde uyarlamayı düşünmelidir.

ICAGLAR: İK, Liderler tarafından performans yönetiminin benimsenmesini ve sahiplenilmesini nasıl artırabilir?

EALTUN: İK camiasının performans değerlendirme süreciyle ilgili şikayetlerinden biri, sürecin İK tarafından tamamen bastırılması ve iş liderlerinin süreci yeterince benimsememesidir. Aslında bunu birçok başka İK sürecine de genişletebiliriz. Meslektaşlarımın bu konudan sürekli şikayet ettiğini görüyorum. Bu konudaki teşhisim, iş birimlerinin hem hedef belirleme sürecinde hem de değerlendirme döneminde süreçlerin adilliğine ve iş açısından yararlılığına inanmamasıdır.

İK departmanlarının konuya çok yukarıdan aşağıya, hatta dikte edici bir yaklaşımla yaklaştığını görüyorum. Aslında, bu süreçler üretim veya operasyon departmanındaki herhangi bir süreçten farklı olmamalıdır. Tıpkı örneğin, satış departmanının üretim departmanının herhangi bir süreci hakkında yorum yapması ve hatta müşteri memnuniyetini artırmak için süreçte değişiklikler başlatması gibi, aynı şey İK süreçleri için de geçerli olmalıdır. Yorumlanabilir olmalı ve hatta şirketin başarısı için revize edilmelidir. O zaman departmanların sahipliği artacaktır ve süreç artık sadece İK'nın süreci olmayacaktır.

ICAGLAR: Yeni teknolojiler performans değerlendirme süreçlerini nasıl kolaylaştıracak?

EALTUN: Yapay zekanın gelecekte her zamankinden daha fazla hayatımızda olacağı bilinen bir gerçek.

Yapay zeka araçları, kalıpları belirlemek için e-postaları, proje zaman çizelgelerini veya müşteri etkileşimlerini analiz edebilir.

Örneğin:

• Birisi sürekli olarak müşterilerin sorularına hızlı bir şekilde yanıt verdi mi?

• Fikirleri ölçülebilir sonuçlara yol açtı mı?

Teknoloji, bireysel davranışları ve tercihleri analiz ederek her çalışana özgü içgörüler oluşturabilir.

Örneğin:

• “Ali yaratıcı projelerde başarılı oluyor ancak zamana duyarlı görevlerde zorluk çekiyor.”

• “Zeynep yeni işe alınanlar için güçlü bir akıl hocası; onu bu rolü resmileştirmeye teşvik edelim.”

Bu kişiselleştirme, çalışanların kendilerini görülmüş ve değerli hissetmelerine yardımcı olarak tüm değerlendirme sürecini daha anlamlı hale getiriyor.

Yapay zeka, tarihsel verileri kullanarak trendleri tahmin edebilir:

• Birisinin tükenme olasılığı var mı?

• Yoğun bir dönemde bir ekip ek kaynaklardan faydalanabilir mi?

Bu, olası sorunlar hakkında önceden bilgi sahibi olmak ve bunlarla proaktif bir şekilde mücadele etmek anlamına geliyor.

Teknolojinin hayatımızı nasıl değiştireceğini öngörmenin zor olduğu günlerde yaşadığımızı kabul etmeliyiz.